개인 정보 정책개인 정보 보호 정책

개인 정보 보호 정책

주식회사 SMART EXCHANGE(이하 “당사”라고 함)는 “일본을 세계 제일의 관광국으로”를 사업이념으로 하여 방일 외국인 여행자의 편리성 향상과 지역 경제의 소비 확대를 실현하기 위해 관광지·숙박시설·교통기관 등의 명소에 외화환전기를 설치하여 운영하는 SMART EXCHANGE 사업과, 법인의 고객에 있어서의 업무 효율화나 낭비가 없는 합리적인 컨설팅을 실시하는 코스트 적정화 사업등을 통해서 변혁하는 사회에 공헌하는 것을 사명으로 하고, 서비스 품질의 향상, 고객 만족도의 향상에 노력하고 있습니다. 또, 컴플라이언스 중시, 법령 준수는 당연한 일, 당사가 개인 정보를 보호하는 것은, 빠뜨릴 수 없는 사회적 책무라고 생각하고 있습니다. 따라서 모든 종업원이 개인정보 보호의 중요성을 인식하게 하고 개인정보가 항상 적절하게 취급되도록 주지 철저히 하고 있습니다. 당사의 개인정보 보호에 대한 대처의 기본 자세를 다음과 같이 선언합니다.

1. 개인정보의 취득·이용·제공

당사는 취득하는 개인정보의 이용목적을 특정하고 그 이용목적을 달성하기 위해 필요한 범위에서만 개인정보를 취득합니다.

당사는 개인정보를 직접 본인으로부터 취득하는 경우, 그 이용목적이나 취급에 관하여 문서 혹은 그 대신하는 방법으로 동의하셔야 합니다. (고객뿐만 아니라 종업원, 거래처도 포함하여 당사가 사업용으로 제공하는 모든 개인정보를 대상으로 합니다.)

또, 다음의 경우를 들여, 이용 목적의 달성에 필요한 범위를 넘은 취급(이하 「목적외 이용」) 및, 본인의 승낙을 얻지 않고 제3자에게 개시·제공하는 것은 하지 않습니다 . 이러한 것을 방지하는 조치는 당사의 개인정보보호 경영시스템에 의해 확실히 실시합니다.

• (a) 법령에 근거하는 경우
• (b) 사람의 생명, 신체 또는 재산을 보호하기 위해 필요한 경우로서 본인의 동의를 얻기 어려울 때
• (c) 공중위생 향상 또는 아동의 건전한 육성 촉진을 위해 특히 필요한 경우로서 본인의 동의를 얻기 어려울 때
• (d) 국가 기관이나 지방 공공 단체 또는 그 위탁을 받은 자가 법령에 정한 사무를 수행하는데 협력할 필요가 있는 경우로서, 본인의 동의를 얻음으로써 해당 사무의 수행에 지장을 줄 우려가 있을 때

2. 법령, 국가가 정하는 지침 및 기타 규범 준수

당사는 개인정보에 관한 법령, 국가가 정하는 지침 및 기타 규범을 준수합니다.

3. 개인정보의 유출, 멸실 또는 훼손의 방지 및 시정에 대해서

당사는 개인정보의 유출, 멸실 또는 훼손의 방지 및 시정에 관하여 필요하고 적절한 안전대책을 실시합니다.

4. 개인정보에 관한 불만 및 상담에 대해서

당사는 개인정보에 관한 불만 및 상담에 대해서는 신속하고 적절하게 대응하겠습니다. 아래의 개인정보에 관한 문의 창구에 연락해 주십시오.

5. 개인 정보 보호 경영 시스템의 지속적인 개선

당사는 개인정보의 보호와 적절한 취급에 대해 행동규범, 내부규정, 규칙을 정한 개인정보보호 경영시스템을 구축하고 운용합니다. 또한 정기적으로 실시하는 운용의 점검, 내부 감사, 경영에 의한 재검토를 통해 개인정보보호 매니지먼트 시스템을 지속적으로 개선하겠습니다.

본방침을 전종업자에게 주지 철저하게 하는 것과 동시에, 모든 관계자님께 공표하겠습니다.

제정 2015년 4월 1일
최종 개정 2025년 4월 18일
주식회사 SMART EXCHANGE
대표이사　나카노 마사토

개인정보 보호에 관한 문의 창구

〒105-7306 도쿄도 미나토구 히가시신바시 1-9-1 도쿄시오도메 빌딩 6층 주식회사 SMART EXCHANGE 개인정보 접수 창구
TEL:03-6281-4200
E-mail:contact@smart-exchange.co.jp

직접 서면으로 취득하는 개인정보의 이용 목적

당사가 취득하는 개인정보의 이용 목적은 다음과 같습니다.

당사의 상품·서비스에 관한 문의 등에 있어서 취득하는 개인정보

• 고객으로부터의 문의·요망·불만 등에 대응하기 위해.
• 당사의 상품, 서비스에 관한 정보를 제공하기 위해.

당사의 상품·서비스 이용시 취득하는 개인정보

• 당사의 서비스 신청 처리, 청구 처리 등을 위해.
• 우리의 서비스를 제공하기 위해, 그리고 부수적인 연락을 위해.
• 당사의 서비스에 관한 각종 정보를 전달하기 위해.

당사의 임원·종업원으로부터 취득하는 개인정보

• 고용 관리, 급여 지불 등을 실시하기 위해.
• 인사 관리, 복리 후생, 긴급시 대응 등 회사 운영 전반을 실시하기 위해.

당사가 실시하는 채용 모집에 응모할 때의 개인 정보

• 채용 전형을 실시하기 위해.

직접 서면 이외의 방법으로 취득한 개인 정보의 이용 목적

당사가 위탁업무에 의해 취득하는 개인정보

• 당사의 고객으로부터 위탁을 받고 사업을 실시하기 위해.

콜센터 업무에 있어서의 통화 녹음으로 취득하는 개인정보

• 고객과의 전화 대응 품질 향상을 위해.

• ※당사에서는, 상기 목적을 위해서 전화의 내용을 녹음하는 일이 있습니다.

SMART EXCHANGE 사업에서 감시 카메라로 취득하는 개인 정보

• 당사의 상품, 서비스에 관한 방범 목적을 위해.

• ※당사에서는 상기 목적을 위해 기기 혹은 설치 장소 등에 감시 카메라를 설치하여 촬영하는 경우가 있습니다.

이러한 이용 목적을 달성하기 위해 필요한 범위에서만 개인 정보를 취득합니다.

고객의 공개 대상 개인 정보 (보유 개인 데이터)의 공개 등의 수속에 대해서

당사가 본인으로부터 상기의 목적(직접 서면에 의해 취득)으로 맡긴 개인정보에 대해서, 개인정보보호법 및 JIS규격(JIS Q15001:2023)의 규정에 의해, 공개 대상 개인정보에 해당하는 경우는, 그 개인정보의 이용 목적의 통지, 공개, 내용의 정정, 추가 또는 삭제, 이용의 정지, 소거 및 제3자에게의 제공의 정지(이하, 「공개 등」이라고 한다.)를 청구된 경우에, 법의 규정에 따라 적절하게 대응하겠습니다.

공개 청구 실시에 관한 정보

사업사명, 대표자, 개인정보 보호 관리자 등

〒105-7306 도쿄도 미나토구 히가시신바시 1-9-1 도쿄 시오도메 빌딩 6층
주식회사 SMART EXCHANGE　대표이사 나카노 마사토
개인정보보호 관리자：업무추진부 부장
연락처：contact@smart-exchange.co.jp

보유 개인 데이터의 안전 관리를 위해 취한 조치에 대해

당사는 외적 환경을 파악한 후 보유 개인 데이터의 안전 관리를 위해 다음과 같은 조치를 하고 있습니다.

조직적 안전 관리 조치	조직 체제의 정비, 개인 데이터의 취급에 관한 규율에 따른 운용, 개인 데이터의 취급 상황을 확인하는 수단의 정비, 유출 등 사안에 대응하는 체제의 정비, 취급 상황의 파악 및 안전 관리 조치의 재검토 등 관련 필요한 조치를 취하고 있습니다.
인적 안전 관리 조치	개인 데이터의 취급에 관한 유의 사항에 대해서, 종업자에게 정기적인 연수등을 실시하고 있습니다. 또한 개인 데이터에 대한 비밀 유지에 관한 사항을 포함한 서약서를 취득하고 있습니다.
물리적 안전 관리 조치	개인 데이터를 취급하는 구역의 관리, 기기 및 전자 매체 등의 도난 등의 방지, 전자 매체 등을 운반하는 경우의 유출 등의 방지, 개인 데이터의 삭제 및 기기, 전자 매체 등의 폐기에 관하여 필요한 조치를 강구 있습니다.
기술적 안전 관리 조치	정보 시스템에 관해서는, 액세스 제어, 액세스자의 식별과 인증, 외부로부터의 부정 액세스 등의 방지, 정보 시스템의 사용에 수반하는 누설 방지 등에 관하여, 필요한 조치를 강구하고 있습니다.

공개 등의 요구의 신청처

공개 등을 요구하는 경우는 필요 서류 및 수수료를 아래와 같이 우송해 주세요.

공개 등을 요구할 때 제출하는 서류

• ※본인님 또는 대리인 자신임을 증명하는 서류는, 이하의 1통의 카피를 보내 주세요.

• 운전면허증(본적지의 표시가 있는 경우는 해당 부분을 숨겨 주세요)
• 건강보험증
• 여권(패스포트)
• 국민연금수첩
• 사진 첨부 주민 기본 대장 카드
• 후생연금 수첩
• 외국인등록증명서
• 기타 공공기관이 발행하는 사진 첨부 증명서

수수료

「공개」또는 「이용 목적의 통지」를 청구하시는 경우는 이하 금액의 수수료가 필요합니다.

수수료 금액	청구 1건당 1,000엔

• ※수수료에 대해서는, 수수료분의 우편 우표 또는 우편 정액 소환을 동봉해 우송해 주세요.

개인정보 취급에 관한 문의/불만 신청처

주식회사 SMART EXCHANGE 개인정보에 관한 문의 창구

〒105-7306 도쿄도 미나토구 히가시신바시 1-9-1 도쿄시오도메 빌딩 6층
E-mail:contact@smart-exchange.co.jp
개인정보에 관한 접수시간：평일(월~금) 10:00~18:00

• ※또, 당사는 인정 개인정보보호단체 「일반재단법인 일본정보경제사회추진협회」의 대상사업자이기 때문에, 아래와 같은 「일반재단법인 일본정보경제사회추진협회」의 문의창구에 문의해 주시는 것도 가능합니다.

일반재단법인 일본정보경제사회추진협회(JIPDEC)
프라이버시 마크 추진센터　프라이버시 마크 사무국

〒106-0032 도쿄도 미나토구 롯폰기 1초메 9-9 롯폰기 퍼스트 빌딩 내
TEL.03-5860-7563　FAX.03-5573-0562
접수 시간：평일(월~금) 9:30~17:00 (※12:00~13:00 제외)