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SMART EXCHANGE株式会社（以下简称“本公司”）以“让日本成为世界第一的旅游胜地”为经营理念，致力于通过SMART EXCHANGE业务和成本优化业务为社会转型做出贡献。SMART EXCHANGE业务在旅游胜地、住宿设施、交通设施等场所设置并运营外币兑换机，以提高访日外国游客的便利性，促进地区经济的消费。成本优化业务为企业客户提供精简、便捷的咨询服务。公司致力于提高服务质量和客户满意度。除了重视合规、遵守法律之外，我们还认为保护个人信息是一项重要的社会责任。为此，我们确保所有员工都意识到保护个人信息的重要性，并始终妥善处理个人信息。我们声明保护个人信息的基本立场如下：
1.个人信息的获取、使用和提供
本公司明确所获取的个人信息的使用目的，并仅在实现该目的所需的范围内获取个人信息。
本公司在直接从本人处获取个人信息时，会以书面或其他方式取得信息使用目的及处理的同意。 （这适用于我们公司出于商业目的提供的所有个人信息，不仅包括客户，还包括员工和业务合作伙伴。）
此外，除下列情况外，我们不会超出实现使用目的所必需的范围（以下简称“非目的使用”）使用该产品，也不会未经同意而向第三方披露或提供该产品该人的。我们将确保通过我们的个人信息保护管理系统实施防止此类情况发生的措施。
- （a）依据法律法规的情况
- （b）在保护他人生命、身体或财产必要时，且难以取得本人同意的情况
- （c）在提高公共卫生或促进儿童健全发育特别必要时，且难以取得本人同意的情况
- （d）在国家机关、地方公共团体或其委托的人员履行法律规定的职务时，有必要予以协助，且有可能因取得本人同意而妨碍该职务的履行时
2.遵守法律、国家准则和其他规范
本公司遵守有关个人信息的法律法规、政府制定的方针以及其他规范。
3.关于个人信息的泄露、丢失、毁损的预防及纠正
本公司将实施必要且适当的安全措施，以防止和纠正个人信息的泄漏、丢失或损坏。
4.有关个人信息的投诉及咨询
对于有关个人信息的投诉和咨询，本公司将及时、适当地应对。有关以下个人信息，请联系咨询台。
5.持续完善个人信息保护管理体系
本公司建立并运营个人信息保护管理体系，规定了有关个人信息的保护和适当处理的行为准则、内部规定和规则。此外，我们将通过定期运营检查、内部审计和管理审查，不断完善我们的个人信息保护管理体系。
我们将向全体员工彻底宣传本政策，并向所有相关方公开。
制定日期：2015年4月1日
最终修订：2025年4月18日
SMART EXCHANGE 株式会社
代表取締役 中野 雅人
- 个人信息保护相关咨询窗口
- SMART EXCHANGE 个人信息接待处，东京汐留大厦6楼，东京都港区东新桥1-9-1，邮编105-7306
电话：03-6281-4200
电子邮件：contact@smart-exchange.co.jp
直接以书面形式获得的个人信息的使用目的
本公司获取的个人信息的使用目的如下。
查询我们的产品和服务时获得的个人信息
- 回应客户的询问、要求、投诉等。
- 提供有关我们的产品和服务的信息。
使用我们的产品和服务时获取的个人信息
- 用于处理我们的服务申请、计费等。
- 提供我们的服务和相关通讯。
- 提供有关我们服务的各种信息。
从我们的管理人员和员工处获得的个人信息
- 管理就业、支付工资等。
- 进行人事管理、福利待遇、应急响应等公司一般运作。
申请本公司招聘时的个人信息
- 进行招聘选拔。
通过直接书写以外的方式获取的个人信息的使用目的
本公司通过合同工作获取的个人信息
- 承办客户委托的业务。
通过呼叫中心运营中的通话录音获取的个人信息
- 提高与客户的电话通信质量。
- *我们可能会出于上述目的对电话进行录音。
SMART EXCHANGE业务中监控摄像头获取的个人信息
- 用于预防与我们的产品和服务有关的犯罪目的。
- *出于上述目的，我们可能会在设备或安装地点安装监控摄像头进行拍照。
我们只会在实现这些使用目的所需的范围内收集个人信息。
关于公开对象的客户个人信息（所持有的个人信息）的公开程序
对于我们为上述目的从您处获取的个人信息（以书面形式直接获取），如果该个人信息属于《个人信息保护法》和JIS标准（JIS Q15001:2023）所规定的应披露的个人信息，我们将根据您的要求，按照法律规定，通知该个人信息的使用目的，披露、更正、添加或删除内容，停止使用、删除、停止向第三方提供（以下简称“披露等”），并采取适当的措施。
有关披露请求实施的信息
企业名称、代表人、个人信息保护负责人等
〒105-7306 东京都港区东新桥1-9-1 东京汐留大厦6楼
SMART EXCHANGE 株式会社 代表取締役 中野 雅人
个人信息保护管理者：业务推进部 部长
联系方式：contact@smart-exchange.co.jp
为安全管理所保留的个人数据而采取的措施
本公司基于对外部环境的了解，采取以下措施来安全地管理所保留的个人数据。
| 组织安全控制措施 | 建立组织结构，按照有关个人数据处理的规定进行操作，建立确认个人数据处理状况的手段，建立应对泄漏等事件的系统，了解处理状况并审查安全管理对此，我们正在采取必要的措施。 |
|---|---|
| 人员安全管理措施 | 我们定期为员工提供有关个人数据处理注意事项的培训。此外，我们还获得了一份书面誓言，其中包括与个人数据保密相关的事项。 |
| 物理安全控制措施 | 采取必要措施管理个人数据处理区域，防止设备和电子介质被盗，防止传输电子介质时泄漏，删除个人数据，以及处理设备、电子介质等。 |
| 技术安全控制措施 | 对于信息系统，我们采取必要的措施来控制访问，对访问者进行识别和认证，防止外部未经授权的访问，防止因信息系统使用而造成的泄密。 |
公开等请求的联系方式
如果您要求披露等，请将所需文件和费用邮寄至以下地址。
SMART EXCHANGE株式会社个人信息保护咨询联系地址：东京都港区东新桥1-9-1，邮编105-7306，东京汐留大厦6楼，业务推进部，主任
要求公开等时应提交的文件
| 文件名称 / 申请人 | 您的身份 | 合法代表 | 任何代理人 | 评论 |
|---|---|---|---|---|
| 个人信息披露申请表 | ○ | ○ | ○ | - |
| 证明您身份的文件 | ○ | - | - | - |
| 证明您是代理人的文件 | - | ○ | ○ | - |
| 加盖本人印章的授权书 | - | - | ○ | - |
| 证明您是法定代表人的文件 | - | ○ | - | - |
- *请发送以下文件之一的副本以证明您的身份或您的代表。
- 驾驶执照（如果显示永久地址，请隐藏相关部分）
- 健康保险卡
- 护照
- 国民年金手册
- 带照片的居民基本台帐卡
- 福利养老金笔记本
- 外国人登录证明书
- 其他公共机构出具的带照片的证明
委员会
如果您要求“披露”或“使用目的通知”，将收取以下费用。
| 费用金额 | 每次请求 1,000 日元 |
|---|
- *关于手续费，请附上邮票或邮政汇票作为手续费。
有关个人信息处理的咨询/投诉的联系方式
- SMART EXCHANGE株式会社个人信息咨询窗口
- 东京都港区东新桥 1-9-1 东京汐留大厦 6 楼 邮编：105-7306
电子邮件：contact@smart-exchange.co.jp
个人信息查询接待时间：工作日（周一至周五）10:00-18:00
- *此外，由于本公司是日本信息经济社会振兴协会（个人信息保护认证机构）的对象企业，因此您也可以联系日本信息经济社会振兴协会的咨询窗口。
- 一般财团法人日本信息经济社会推进协会（JIPDEC）
隐私标志推进中心 隐私标志事务局 - 〒106-0032 东京都港区六本木一丁目9番9号 六本木第一大厦内
TEL.03-5860-7563 FAX.03-5573-0562
受理时间：工作日（周一至周五）9:30～17:00（12:00～13:00除外）